Vinkit onnistuneeseen PR-tapahtumaan
Tapahtumat ovat taas yleistyneet (ihanaa), näihin lukeutuvat myös PR-tapahtumat. Miksi niitä järjestetään? Lyhykäisyydessään, onnistunut PR-tapahtuma lisää tuotteen tai palvelun tunnettuutta, rakentaa taidokkaasti brändimielikuvaa ja on yleensä hyvinkin kustannustehokasta näkyvyyttä tapahtumaan osallistuvien vaikuttajien sisältöjen kautta.
Pidemmittä puheitta, tässä vinkkimme onnistuneeseen PR-tapahtumaan!
Keitä kutsutaan?
Kutsuttavien vaikuttajien tulisi tavoittaa haluttu kohderyhmä, heijastella haluttua brändimielikuvaa, sekä olla aidosti kiinnostuneita brändistä/tuotteesta/teemasta. Näin varmistat oikeanlaisen näkyvyyden tapahtumasta ja myös sen jälkeen. Aidosti itselle kiinnostavaa tuotetta/brändiä haluaa suositella!
Kutsuvieraslistaa suunnitellessa kannattaa ottaa myös huomioon tarpeeksi iso vastaanottajajoukko. Ihmiset ovat kiireisiä, joten todennäköisesti noin 20% kutsuttavista ilmoittautuu tapahtumaan. Listan kokoaminen saattaakin olla yllättävän työlästä, joten siihen kannattaa varata hyvin aikaa tai kääntyä toimiston puoleen, joka auttaa mieluusti halutun listan kuratoimisessa.
Mites ne itse kutsut?
Ensinnäkin, tee kutsusta houkutteleva! Vaikuttajat saavat kutsuja tapahtumiin yhtenään. Kun teet kutsusta inspiroivan ja mahdollisimman informatiivisen ilman turhia löpinöitä, on tapahtuma jo puoliksi myyty. Muutama vinkki kutsun kokoamiseen: keksi kiinnostava nimi ja teema, luo visuaalisesti miellyttävä ulkoasu, kerro mitä tapahtuma koskee ja mitä siellä tapahtuu, saako vaikuttaja ottaa kaverin mukaan, ja tietenkin missä ja milloin! Mikäli vaikuttajille jaetaan tapahtuman yhteydessä esimerkiksi goodie bagit, kannattaa myös siitä mainita jo kutsun yhteydessä.
Tee ilmoittautumisesta mahdollisimman vaivaton. Ilmoittautuisitko itse herkemmin tapahtumaan, johon ilmoittautuminen vaatii erillisen vastauksen kirjoittamisen, vai johon voi ilmoittautua kätevällä lomakkeella? Erilaisia (maksullisia) tapahtuma-/kutsutyökaluja on monia, meidän salainen vinkkimme on ilmainen Eventbrite, jonka käteviä ominaisuuksia ovat muun muassa kapasiteetin rajaaminen, ilmoittautumisen helppo peruminen, waitlist-ominaisuus sekä kalenterimuistutukset.
ps. Muistathan kysyä ilmoittautumisen yhteydessä myös mahdolliset erikoisruokavaliot!
pss. Tapahtuman voi yleensä hyvin mielin hieman ylibuukata, sillä harvoin kaikki ilmoittautuneet pääsevät lopulta paikalle.
Millainen tila?
Tilan valitsemiseen vaikuttaa monta tekijää, esimerkiksi tapahtuman ajankohta. Järjestätkö aamiaisen, lounaan vai kenties iltatapahtuman? Pääset helpoimmalla (ja usein myös loppujen lopuksi halvimmalla), kun valitset tilan, joka tarvitsee mahdollisimman vähän työtä, jotta siitä saadaan tapahtumaan halutunlainen niin ulkoisesti kuin ominaisuuksiltaan. Tilassa on hyvä ottaa huomioon valaistus, viihtyvyys, kulkuyhteydet (jos se on kauempana, järjestä yhteiskuljetus), ruoka ja juoma, sekä muut tarvittavat elementit, kuten astiat, äänentoisto ja muut tarvikkeet.
psst. Monien tilojen hinnasta on mahdollista neuvotella kun kyseessä on vaikuttajille suunnattu PR-tapahtuma, saahan tilakin näkyvyyttä tapahtumasisällöissä.
Kun tila, puitteet ja tarjoilut ovat itsessään mahdollisimman instagrammattavia ja brändiin sopivia, et tarvitse välttämättä paljon muita koristeita ja somisteita. Panosta muutamaan näyttävään somistukseen, jotka tehostavat tunnelmaa ja tuovat brändiä esiin tyylikkäällä tavalla ja tätä kautta lisäävät näkyvyyttä!
Täytyykö olla jotain ohjelmaa?
Mielenkiintoinen ohjelma ja/tai tekeminen voi toimia vetonaulana vaikuttajan osallistumiselle. Yhteisen ohjelman avulla saadaan ihmiset luontevasti tutustumaan toisiinsa, herätetään keskustelua ja samalla brändiin tutustuminen tehdään helpommaksi. Ohjelman järjestäminen siis kannattaa ja sen tulisi olla mahdollisimman houkuttelevaa.
Mieti, mitä olisi kiva päästä kokeilemaan jonkun muun mahdollistamana! Esimerkiksi erilaiset workshopit sekä muut ammattilaisten vetämät ohjelmat herättävät usein kiinnostusta ja tietysti mitä trendaavammasta ilmiöstä on kyse, sen parempi! Tällä hetkellä esimerkiksi erilaiset kädentaidot kiinnostavat monia. Lisäksi ohjelman tulee tietysti olla brändiin ja tapahtuman teemaan sopivaa, suunnittele siis ohjelman ympärille saumaton kokonaisuus.
Mitä muuta tulisi muistaa?
Ruoka ja juoma on jokaisen juhlan tärkeä elementti, nautinto jättää tapahtumasta positiivisen tunteen kutsutulle. Oletko koskaan joutunut lähtemään tapahtumasta mäkkärin autokaistan kautta kotiin? Tämä jää varmasti mieleen, vaikka tapahtuma olisi järjestetty hyvin ja ikimuistoisesti. Myös ruoan laatuun ja tarjoiluun kannattaa panostaa.
Älä unohda myöskään kotiinviemisiä, sillä niiden avulla on mahdollista saada lisänäkyvyyttä tapahtuman jälkeen! Kotiin vietävästä olisi hyvä tehdä mahdollisimman näyttävä, mutta simppeli sekä brändiin sopiva. Turha tilpehööri ja tarpeeton tavara on turhaa jätettä. Kannustamme myös lähettämään nämä “goodie bagit” vaikuttajille, jotka eivät viime hetkellä päässeet tapahtumaan. Tämä on kiva ele, joka myös tuo todennäköisesti lisänäkyvyyttä brändille!
Kirjoittanut: Monochromen projektikoordinaattori Karoliina Törmi, joka inspiroituu trendeistä ja jolla on vuosien kokemus erilaisten tapahtumien järjestämisestä.
Anna meidän suunnitella tapahtuma, joka herättää brändisi eloon! Yhteystietomme löydät täältä.